عدد اليوم
أبوظبي (وام)
أطلق الأرشيف الوطني نظاماً إلكترونياً حديثاً يوفر أفضل الخدمات في إطار استراتيجيته في مجال إدارة الوثائق والسجلات الورقية والرقمية الجارية والوسيطة، وتصنيفها وحفظها بناء على إجراءات الأرشفة المتبعة في الأرشيف الوطني. جاء ذلك خلال ورشة تثقيفية نظمها الأرشيف الوطني بعنوان «نظام إلكتروني لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة الورقية والرقمية».
وأكدت الورشة التي قدمها رشيد حمداش من قسم أرشيف المركز، أن الأرشيف الوطني بوصفه مؤسسة ريادية في مجال إدارة الأرشيفات الحكومية، يستهدف من هذا المشروع التغلب على تحد كبير بوضع نموذج متكامل لإدارة الوثائق والسجلات لكي تتقيد به الجهات الحكومية في الدولة، وبناء منظومة متكاملة لإدارة الوثائق والسجلات منذ نشأتها أو استلامها وريثما تصل إلى مرحلة الإتلاف أو الحفظ الدائم، وربطه بالأنظمة الإلكترونية المتوفرة بالأرشيف الوطني، وتوفير الدعم الاستشاري للجهات الحكومية في مجال الأرشفة، وتنظيم العمل الإداري بتطبيق أفضل الممارسات والمعايير والمقاييس الوطنية والدولية في مجال إدارة الوثائق والسجلات بهدف إتاحة المعلومات لمتخذي القرار بكفاءة وسرعة.
وأشارت الورشة إلى أن المرحلة التجريبية لتطبيق المشروع ستبدأ قريبا في الأرشيف الوطني لتدريب الموظفين على استخدامه ولكي يتأكدوا من جودة أدائه، ولتعزيز ثقة الموظفين بالنظام وإمكانياته في مجال حفظ جميع الملفات الخاصة بالوحدات التنظيمية في الأرشيف الوطني، وجميع مراسلاته مما يسهل عليه إجراءات العمل عن بعد.
وحول الفوائد المتوقعة من هذا المشروع، أوضحت الورشة أن النظام سيفيد في تقليص الإجراءات الورقية وضبط سرية الوثائق والسجلات الجارية والوسيطة، وإجراءات تداول الملفات في الأرشيف الوطني، وتوفير المساحات الكافية في الإدارات والمخازن، وتنظيم إجراءات تصنيف وإتلاف الوثائق الجارية والوسيطة، وتحسين إجراءات تبادل الوثائق بين الإدارات، والسرعة في الوصول إلى الوثائق وسهولة استرجاعها، وإدارة البيانات بكفاءة، وتوفير شروط حفظها على المدى الطويل، واستخدام التكنولوجيا الحديثة في إنشاء الوثائق الإدارية والفنية إلكترونياً.
كما قدمت الورشة شرحاً حول إمكانية دعم النظام للذكاء الاصطناعي بطريقة تدريجية، وكيفية ربط النظام بالأنظمة الداخلية، والوظائف التي يؤديها هذا النظام الإلكتروني.
