عدد اليوم
الشارقة (الاتحاد) - عقدت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف لقاءً افتراضياً بعنوان «ملتقى أمناء الوثائق»، حضره الموظفون المعنيون بإدارة الوثائق من 16 جهة حكومية في إمارة الشارقة، وأدار الملتقى من جانب الهيئة أسماء ناصر مدير إدارة الوثائق والأرشيف، ومريم المنصوري رئيس قسم الأرشفة الحكومية، وذلك استمراراً لجهودها في تطبيق وتوحيد نظام إدارة الوثائق الخصوصية في الجهات الحكومية في إمارة الشارقة.
تم استهداف أمناء الوثائق خلال هذا الملتقى، حيث إنهم المعنيون بالإشراف على استلام وتسجيل الوثائق، وتحديد أماكن حفظها، والإشراف على عمليات تحويلها إلى وحدات الوثائق، بالإضافة إلى تنظيم وحفظ الوثائق وفرزها بصفة دورية للفصل بين ما يتعين إتلافه أو ترحيله للحفظ الدائم.
وتهدف الهيئة من خلال هذا الملتقى إلى متابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية، ورقياً وإلكترونياً، في الجهات الحكومية في إمارة الشارقة، والتي اعتمدت الهيئة نظامها في وقت سابق، وتعمل الهيئة على متابعة أعمال فرق العمل المعنية بتطبيق النظام، من خلال تقديم الدعم الفني لها عبر الزيارات الميدانية، وعقد الاجتماعات، وتنظيم ورش العمل، وإقامة الملتقيات.
وقدمت أسماء ناصر من الهيئة، شرحاً وافياً عن سياسة إدارة الوثائق، والتي تم إعدادها بناء على أسس ومعايير علمية واضحة، ستنعكس بصورة إيجابية على أداء الجهات الحكومية في إمارة الشارقة، مؤكدة أن هذه السياسة ستخدم جميع موظفي الجهات الحكومية، إذ ستوضح مسؤولية كل فرد تجاه الوثائق التي يتعامل معها يومياً، من خلال تنظيم عملية إدارتها في كل مرحلة منذ إنشائها، ووصولاً إلى مصيرها النهائي، كما ستوفر السياسة كافة الإرشادات والتوجيهات بشأن إنشاء وإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية، وتحديد الطرق والآليات العلمية لحفظها وتنظيمها.
وفي ختام اللقاء عرض جميع المشاركين الصعوبات والتحديات التي قد تواجههم خلال مرحلة التطبيق، كما تم استعراض الفرص والحلول الممكنة لتجنبها وتفاديها، حيث تأتي هذه الخطوة الاستباقية لتفادي العقبات، ورفع قدرات وجاهزية مختلف الجهات في إمارة الشارقة.
