عدد اليوم
أبوظبي (وام)
اطلع طلبة في برنامج بكالوريوس إدارة الوثائق وعلوم الأرشيف بجامعة السوربون أبوظبي- في زيارة علمية تخصصية للأرشيف المكتبة الوطنية- على نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكتروني الحديث الذي يوفر أفضل الخدمات في إطار استراتيجيته في مجال إدارة الوثائق والسجلات الجارية والوسيطة، من خلال خطة التصنيف الوظائفي وخطة حفظ الملفات، بناء على الإجراءات المعتمدة والمتبعة.
وتأتي الزيارة في إطار التعاون الوثيق بين الأرشيف والمكتبة الوطنية وجامعة السوربون - أبوظبي، لتعزيز المعارف التطبيقية للطلبة في مجال إدارة الوثائق، حيث تعدّ هذه المعارف استكمالاً لما يتلقاه الطلبة على مقاعد الدراسة في الجامعة، فضلاً عن تقريب المسافات بينهم وبين ميدان العمل الأرشيفي. وحث عبد الله ماجد آل علي مدير عام الأرشيف والمكتبة الوطنية الطلبة على التميز بتخصصهم في إدارة الوثائق وعلوم الأرشيف، مؤكداً أن العمل في مجال حفظ السجلات والوثائق وفهرستها وتصنيفها، وتوثيقها وأرشفتها بأساليب علمية واجب وطني، فهي تمثل ماضي الوطن وذاكرته.
تجارب
وقال آل علي: «من لا يستفيد من تجارب الماضي وعبره لا يستطيع أن يعيش الحاضر ويستشرف المستقبل، وهذا ما أراده المؤسس والباني الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان -طيب الله ثراه- حين قال: «من لا يعرف ماضيه لا يستطيع أن يعيش حاضره ومستقبله». من جهته، استعرض ارشيد حمداش من قسم أرشف المركز في الأرشيف والمكتبة الوطنية- «نظام إدارة الوثائق والسجلات» وما يقدمه من إدارة متكاملة للوثائق الجارية والوسيطة، وإدارة المصير النهائي بالحفظ الدائم للمواد الأرشيفية التاريخية أو الإتلاف القانوني بعد موافقة اللجنة المختصة. وأكد رشيد حمداش أهمية هذا النظام في ضبط سرية الوثائق والسجلات الجارية والوسيطة، وإجراءات تداول الملفات، وتقليص الإجراءات الورقية، وتنظيم إجراءات التصنيف، والإتلاف القانوني للوثائق الجارية والوسيطة، وتحسين إجراءات تبادل الوثائق بين الإدارات، والسرعة في الوصول إلى الوثائق وسهولة استرجاعها، وإدارة البيانات بكفاءة، وتوفير شروط حفظها على المدى الطويل، واستخدام التكنولوجيا الحديثة في إنشاء الوثائق الإدارية والفنية.
