«ترشيد الإنفاق» وكاتب العدل يبدآن عملية إتلاف مرفقات المعاملات

عقد قسم الدعم المؤسسي بإدارة الكاتب العدل اجتماعاً تنسيقياً مع قسم الخدمات العامة وفريق ترشيد الإنفاق بإدارة الشؤون المالية والإدارية بغرض وضع آلية عمل لمبادرة الكاتب العدل، والمتضمنة إتلاف مرفقات معاملاتها، التي تم توثيقها وأرشفتها إلكترونياً. وأفادت أسماء الخوري رئيس شعبة الأرشفة بأن هذه المبادرة تتأتى ضمن خطوات إدارة الكاتب العدل، وتجاوباً مع نداءات الفريق بترشيد النفقات عن طريق إعادة تنظيم حفظ معاملات الكاتب العدل، وذلك بتقليص عدد صناديق الحفظ وتوفير مساحات إضافية بالمستودعات كي تفي بمتطلبات التخزين للأعوام المقبلة. وأضاف أن الطاقة الاستيعابية للمخازن قد شارفت على النفاد، فكان لابد من إيجاد طرق بديلة تعمل على استيعاب الجديد من المعاملات. وأضافت الخوري أن بعد مرحلة الأرشفة الإلكترونية لجميع المعاملات يتم إتلاف المرفقات، مما يؤدي إلى إعادة تنظيم صناديق الحفظ، بحيث يستوعب كل صندوق عدد مئة معاملة، بعدما كانت تستوعب أربعين معاملة قبل عملية الإتلاف. وسيؤدي ذلك إلى تقليص عدد صناديق الحفظ من 29.381 صندوقاً إلى 11.311 صندوق، تضم في أصلها معاملات سنة 1992 إلى سنة 2009 والمقدرة بــ 1.131.150 (مليون ومئة وواحد وثلاثين ألفاً ومئة وخمسين معاملة ). وقال إن الإجراءات ستؤدي إلى إيجاد مساحات جديدة تقدر بنحو 61.5 % من المساحة المشغولة حالياً، وسيتم توفير عدد 18070 صندوق حفظ تكفي لحفظ معاملات 13 سنة مقبلة، لافتاً إلى أن كل تلك الأرقام الإيجابية شجعت الإدارة للمضي قدماً في تنفيذ مبادرتها المتميزة. وكانت الإدارة بالتعاون مع فريق ترشيد الإنفاق قد قامت بعرض تنفيذ هذه المهمة على عدد من الشركات المختصة والمعنية في هذا المجال، والتي بدورها تقدمت بعروض تفاوتت بين 250000 ألف و600.000 ألف درهم، ولكن سعياً من فريق ترشيد الإنفاق بالتعاون مع شعبة الخدمات لتوفير وترشيد الميزانية المخصصة لهذه العملية قامت بتشكيل فريق للقيام بتلك المهمة خلال الدوام الرسمي من دون الاعتماد على الأجر الإضافي وبإشراف مباشر من قبل شعبة الأرشفة التابعة لقسم الدعم بالكاتب العدل وشعبة الخدمات بقسم الخدمات العامة مما وفر على الدائرة مبالغ العروض المقدمة من قبل الشركات. ويتوقع أن يتم إنجاز هذا العمل خلال تسعة أشهر من بداية العمل.