الدرس الثالث من اكسيل 2007 يتناول مسألة التنسيق بأنواعه اليدوي والتلقائي والشرطي:
التنسيق اليدوي
أولا : تنسيق الشكل
قلما تجد مستخدما لويندوز ليس لديه فكرة عن أدوات التنسيق في برامج أوفيس· فقد كان شريط أدوات التنسيق Formatting Toolbar له نفس المظهر تقريبا في كافة تطبيقات أوفيس ومن ثم كان يكفي ان تتعلم التنسيق في أي من تلك التطبيقات·
بالنسبة لي شرعت في تصفح أدوات التنسيق في اكسيل 2007 بفروغ صبر في بادئ الأمر ، ثم بعد قليل لمست ان هناك إضافات حقيقية تستحق الإشادة·
الآن توجد كافة أدوات التنسيق داخل تبويب Home
ثانيا : تنسيق المحتوى
نعلم أن محتوي الخلايا هو إما نصوص أو أرقاما ، وما يهمنا بالدرجة الأولى هو تنسيق الأعداد بالطبع·
الجدير بالذكر أن تنسيق الأعداد لا يغير من قيمتها الحقيقية وانما هو تنسيق ظاهري فقط ، فلو افترضنا أن هناك خلية بها العدد 1234,73 ، نستطيع استخدام أدوات تنسيق الأعداد لإظهار هذا العدد بأكثر من طريقة كما بالشكل رقم 1
ويوجد عدد آخر من خيارات التنسيق داخل القائمة المنسدلة Generl والتي توجد أعلي أدوات التنسيق الخمسة المشروحة في الشكل رقم 1
الق نظرة عزيزي القارئ على البند الأخير في القائمة المنسدلة General , فستجده كما بالشكل التالي :
ABC Text
اذا كان من نافلة القول أن نذكر أن وظيفة هذا البند هي تنسيق محتوى الخلية كنص Text , فإن المدهش حقا هو المزايا الخفية لذلك هب أنك تريد كتابة رقم هاتف جوال في أحد الخلايا ، جرب ذلك·
إن رقم الهاتف الجوال يبدأ بصفر ولكن مع الأسف بعد الانتهاء من الكتابة والانتقال إلى خلية أخرى يختفي الصفر ، والسبب أن اكسيل يعرف أن الصفر على اليسار لا قيمة له فيحذفه ، فإذا أردت الإبقاء علي ذاك الصفر فلا سبيل أمامك إلا تنسيق الخلية كنص·
كذلك الحال إذا أردت كتابة جملة ما تبدأ بعلامة الجمع + او علامة الطرح - أو علامة يساوي = ، فسوف يرفض اكسيل ذلك ويضع لك في الخلية رمز الخطأ #NAME? لأنه ببساطة ينتظر ان تستكمل ذلك بمعادلة·
والحل هو أيضا تنسيق الخلية كنص لكي تكتب ما تشاء دون اعتراض من اكسل·
التنسيق التلقائي
كثيرة هي أدوات التنسيق في اكسيل كما رأينا ، وبصفتك قارئا منتظما لملحق نيوتك فأنت قطعا تعلم انه بإمكانك تنسيق جدول بالكامل (مهما كان حجمه ، طالما أن هناك إمكانية تظليل مجموعة خلايا ) بعدة نقرات على الماوس·
هذا جميل ولكن أليس الأجمل أن يتاح لنا تنسيق الجدول بنقرة واحدة علي الماوس ؟
حسنا ، إن ذلك متاح بالفعل ، فقط ظلل الجدول ثم انقر على أداة Format as Table الموجودة في تبويب Home والموضحة في الشكل رقم 2
ستمكنك أداة Format as Table من اختيار تنسيق جدولك من بين 60 تصميما معدا بعناية·
ملحوظة :
على يمين أداة Format as Table ( راجع شكل 2 ) توجد أداة أخرى تستخدم أيضا في التنسيق التلقائي وهي أداة Cell Styles , أدعوك عزيزي القارئ لتجربتها بنفسك·
التنسيق الشرطي
عندما تعرفت للمرة الأولى على خاصية التنسيق الشرطي Conditional Formatting فى اكسيل - وكان ذلك في السنة الأخيرة من القرن الماضي ! - سررت جدا ، فقد كنت في ذلك الوقت أقوم بإعداد جدول التدفق النقدي لمشروع عقاري وبطبيعة الحال كان هناك عجز في السنوات الأولى يتحول إلى أرباح بعد اكتمال المبيعات· وأردت تلوين الأرقام السالبة بلون أحمر والألوان الموجبة بلون أخضر بشرط أن يكون ذلك بطريقة ديناميكية بمعنى أنه إذا تغير محتوى خلية مثلا من القيمة الموجبة إلى القيمة السالبة يتغير أيضا لون الكتابة تلقائيا·
نفهم من ذلك أن التنسيق الشرطي هو تنسيق لشكل الخلية ( لون الكتابة والخلفية ·· الخ ) مشروط بقيمتها، وقد حظي التنسيق الشرطي بتطوير جذري في اكسيل 2007
أداة التنسيق الشرطي توجد داخل تبويب Home على يسار أداةFormat as Table ( راجع شكل 2 ) ، وعند النقر عليها تنسدل قائمة بها ثمانية بنود ، ستجد في السطور التالية شرحا لأهم تلك البنود··
Highlight Cells Rules
انقر على هذا البند في حالة الحاجة إلى تنسيق خلية / عدة خلايا علي حسب ما بداخلهم من محتوى ، مثل تلوين الخلايا التي أكبر من الصفر أو تكبير الخط في الخلايا التي تحتوي على حرف
Top /Bottom Rules
اذا كان لديك مثلا عمود به درجات مجموعة طلبة يمكنك بواسطة هذا الأمر إظهار أعلى 10 درجات بلون مختلف او قد تريد تلوين أقل 5 درجات ، بل وتستطيع تنفيذ الإثنين معا··
Data Bars
يعطيك هذا الأمر نتيجة قريبة من الرسوم البيانية ، فلو طبقته على عدد من الخلايا سيقوم اكسيل بتلوين خلفية الخلية ولكن ليس بالكامل وإنما على حسب قيمة محتواها بالمقارنة مع الخلايا الأخرى
Clear Rules
لإلغاء التنسيق الشرطي المطبق على مجموعة خلايا أو إلغائه من ورقة العمل بالكامل
Manage Rules
تستطيع أن تطبق أكثر من تنسيق شرطي على نفس الخلايا - مع الاحتراز من التناقضات - وفي هذه الحالة ستحتاج إلى هذا الأمر لأنه يظهر لك كافة التنسيقات الشرطية المطبقة على مجموعة من الخلايا·
إعداد: عصام حسن إسماعيل
esamdreams@hotmail.com
عدد اليوم
